Lista de comprobación del papeleo de RRHH [2020]

Miércoles, 7 de octubre de 2020

Lista de comprobación del papeleo de RRHH [2020]

Los departamentos de recursos humanos tienen que lidiar con mucha burocracia en su día a día, eso es algo que se sabe en el mundo de la empresa. Hay innumerables documentos que deben gestionar para cada uno de los empleados de una empresa, y eso puede convertirse rápidamente en un gran dolor de cabeza. Sin embargo, en un mundo en el que reina lo digital, el papeleo en sí se ha convertido en algo del pasado, y hay nuevas soluciones disponibles para todos los equipos de RRHH.


En el artículo de hoy, nos centraremos en nuestra función de Formularios Digitales y Firma Electrónica, y en cómo puede facilitarle la vida en la oficina. Pero primero, vamos a repasar algunos de los documentos de RRHH más importantes y lo que representan.


Descripción del trabajo

El primer paso de cualquier proceso de contratación es elaborar un documento que describa las responsabilidades del puesto, y ese documento se llama descripción del puesto.

Es fundamental que el profesional de RRHH que se encargue de esta tarea sea lo más detallado posible, incluyendo todo, desde el título del puesto hasta las funciones, las cualificaciones (profesionales y educativas), las habilidades, etc.


Carta de oferta de trabajo

Una carta de oferta de trabajo es un documento formal que describe las condiciones de empleo, incluyendo información como la fecha de inicio, el título del puesto, las responsabilidades, el calendario de empleo, etc.

Informa al posible nuevo empleado de todo lo que implicaría su puesto y, aunque no es legalmente vinculante, es un componente esencial del proceso de contratación.


Contrato de trabajo

Al igual que la carta de oferta de trabajo, este contrato detalla la función y las condiciones de empleo del nuevo empleado.

Sin embargo, el contrato de trabajo se diferencia del documento anterior porque en realidad es un acuerdo vinculante y suele mencionar un periodo de tiempo específico durante el cual es válido.


Manual del empleado

Todos los miembros del equipo deben estar familiarizados con los estándares, las normas y las expectativas de su empresa, y por eso es tan importante el manual del empleado.

Este documento, que suele entregarse y firmarse el primer día de un nuevo empleado, detalla todo lo que debe saber sobre la empresa en su conjunto y le informa de lo que puede esperar de la relación empleador/empleado.


Política de reclamaciones y recursos

La política de reclamaciones y recursos describe toda la información importante sobre las reclamaciones en el lugar de trabajo, incluida la forma en que los empleados pueden plantearlas y cómo serán tratadas por el empresario.

Este documento es crucial para garantizar un entorno de trabajo justo y seguro para todos los empleados.


Política del código de conducta

El código de conducta de una empresa es una política que enumera todas las normas que los empleados deben seguir mientras trabajan para ese empleador.

Este documento existe para hacer cumplir los valores y principios de la empresa, ayuda a garantizar que todos los miembros del equipo estén de acuerdo con lo que es aceptable y lo que no lo es, y reduce el riesgo de conflicto entre compañeros de trabajo.


Acuerdo de confidencialidad

Todas las empresas tienen información sensible que no quieren compartir con terceros no autorizados, y el acuerdo de confidencialidad prohíbe a sus empleados hacer precisamente eso.

Asegúrese de ser exhaustivo sobre lo que no es aceptable para que sus niveles de seguridad sean lo más altos posible.

Recuerda también mencionar que el empleado no puede retener ninguna información de propiedad de la empresa incluso después de que su contrato haya terminado.


Acuerdo de arbitraje

Nunca se sabe cómo se va a desarrollar la trayectoria de un nuevo empleado dentro de la empresa, por lo que el acuerdo de arbitraje es otro documento de RRHH esencial.

Mediante este acuerdo, la persona se compromete a abordar cualquier conflicto grave directamente con el empresario, en lugar de proceder a un proceso judicial.


Documentos de evaluación del rendimiento

Para garantizar que la relación entre empleador y empleado sea beneficiosa para ambas partes, siempre es una buena idea llevar a cabo evaluaciones de rendimiento anuales.

Los documentos de evaluación son una forma de oficializar este proceso, creando un formato estandarizado que define los objetivos SMART y el rendimiento esperado.


Carta de despido del empleado

No todas las contrataciones encajan bien en una empresa, por eso es tan importante crear cartas de despido.

Este documento hace saber oficialmente al empleado que ha sido despedido, y describe no sólo cuáles serán los siguientes pasos en el proceso de despido, sino también la indemnización que recibirá.


No más papeleo, con Qualee

Los formularios, acuerdos y manuales que acabamos de enumerar son sólo algunos de los documentos con los que los profesionales de RRHH tienen que lidiar a diario. Así que, como propietario de una empresa o líder de RRHH, hay una pregunta que debes plantearte: ¿cómo puedes hacer que todos estos requisitos de cumplimiento y el papeleo sean más fáciles de gestionar?


En Qualee hemos desarrollado la solución que necesita para este reto: nuestra función de Formularios Digitales y Firmas Electrónicas en colaboración con PandaDoc. Esta herramienta, que le proporciona formularios y firmas electrónicas ilimitadas, permite a los empleados rellenar todos los formularios necesarios sin importar dónde se encuentren, simplemente a través de su smartphone.

Además, con la firma digital cifrada, garantiza el cumplimiento de la normativa y la seguridad.


Como profesional de los recursos humanos, es su responsabilidad gestionar a los miembros de su equipo, asegurándose de que se cumplen todos los requisitos de conformidad y de que todo el mundo está de acuerdo con su función, sus responsabilidades y sus derechos. El uso de Qualee le ayudará a gestionar todos sus documentos sin problemas, manteniendo todo organizado y fácilmente accesible.


Con la herramienta adecuada a su lado, el papeleo de RRHH ya no tiene que ser una pesadilla. Pruebe nuestro Plan de Inicio hoy mismo y no volverás atrás.

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