Incorporación, iniciación, orientación y formación: ¿cuál es la diferencia?

Lunes, 30 de noviembre de 2020

Incorporación, iniciación, orientación y formación: ¿cuál es la diferencia?

Laincorporación, la inducción, la orientación y la formación pueden parecer procesos similares; sin embargo, debe conocer la diferencia entre cada uno de ellos para tomar mejores decisiones de contratación. Disponer de procedimientos distintos para los cuatro procesos también facilitará a los nuevos empleados una transición más suave mientras se aclimatan a su nuevo trabajo. La inducción, la orientación y la formación son procedimientos educativos diferentes que forman parte de todos los programas de incorporación.

Incorporación de empleados


La incorporación se centra en la integración de los miembros del equipo en su empresa mediante una combinación de educación y apoyo. Debe reunirse periódicamente con los nuevos empleados para escuchar sus preocupaciones, proporcionarles información y responder a sus preguntas. Ofrecer a sus empleados un apoyo constante durante el proceso de incorporación puede mejorar los índices de retención en un 82% y la productividad en más de un 70% [1].

La incorporación comienza en el momento en que los nuevos empleados firman sus contratos y realizan todo el papeleo necesario. A esto lo llamamos la fase de pre-internación. La preinstalación debe consistir en el envío de un correo electrónico de bienvenida al nuevo empleado, la presentación de la cultura de la empresa, el envío de un correo electrónico o la conversación con los empleados actuales sobre las nuevas contrataciones (y sus futuros compañeros de equipo), y la preparación para su primer día mediante la configuración de su puesto de trabajo y la puesta al día de las nuevas tareas y proyectos.

La incorporación de los empleados no se limita al momento en que las nuevas contrataciones comienzan físicamente el trabajo, sino que suele tener lugar hasta varios días antes de que un nuevo miembro del equipo entre físicamente por la puerta. Las organizaciones lo hacen para asegurarse de que todo está preparado antes de que llegue el nuevo empleado. Esto ayuda a agilizar el proceso y prepara el terreno para los siguientes pasos.

Un programa de incorporación exitoso ayuda a Recursos Humanos a garantizar que cada nuevo empleado entienda su contrato, tenga una claridad adecuada de su función y disfrute de una transición suave en la empresa incluso antes de que comience oficialmente.

Incorporación vs. Inducción

La siguiente fase del viaje es la inducción. La forma más fácil de pensar en la inducción es pensar en ella como la presentación de su organización al nuevo empleado en persona. La inducción comienza durante el proceso de pre-internación y sólo durará un corto período de tiempo en el primer día de su nuevo empleado.

La iniciación suele incluir una presentación o un folleto sobre las políticas de la empresa, compartiendo normas y beneficios, y manteniéndolos al día sobre cualquier proyecto en el que vayan a trabajar. También es probable que durante este tiempo tengas más diálogo con tu empleado. En su mayor parte, le proporcionas toda la información sobre su nueva función y su lugar en la empresa.

También es aquí donde puede abordar directamente cualquier pregunta o comentario que puedan tener sobre la política de la empresa, los procesos, las expectativas y el empleo.

Incorporación y orientación


Si la inducción es la presentación de su nuevo empleado a su empresa y a usted como empleador, el proceso de orientación es el diálogo que se mantiene inmediatamente después. La orientación comienza el primer día de trabajo del nuevo empleado y suele durar sólo unos días como máximo. Un buen programa de orientación proporciona a los nuevos miembros del equipo todo lo que necesitan saber sobre la empresa desde el primer día.

Los empleados tomarán la información que aprendieron durante la inducción y utilizarán ese conocimiento durante la orientación para entender mejor la empresa, la cultura del equipo y su papel en el equipo. En este momento también establecen conexiones con sus nuevos compañeros y miembros del equipo, conocen a sus supervisores y se aclimatan a su nuevo entorno de trabajo.

Aunque el onboarding y la orientación pueden parecer similares en varios aspectos, la diferencia radica principalmente en el momento en que se producen en el proceso. El onboarding frente a la orientación es similar al preembarque de un vuelo frente a las directrices de seguridad y la charla informativa que recibes cuando ya estás sentado en el avión.

Incorporación y formación


Después de una exitosa inducción y orientación de los empleados, su nuevo recluta está listo para la formación. La formación suele durar unas semanas, aunque algunos puestos pueden requerir más tiempo. Es el momento en que su empleado va a aprender las herramientas del oficio de su nuevo puesto, además de lo que se espera de su trabajo. Esta etapa suele comenzar cuando se asigna a los empleados sus primeras tareas y termina después de su finalización.

Existe un delicado equilibrio entre dar al nuevo empleado el trabajo adecuado para que conozca su nuevo puesto y sus expectativas laborales y sobrecargarlo hasta el punto de que se sienta abrumado.

A nadie le gusta sentirse demasiado presionado, y al igual que la orientación, las primeras tareas de sus empleados son su presentación a usted, sus expectativas y su lugar de trabajo. Comprueba regularmente con los nuevos miembros de tu equipo durante su primera semana para asegurarte de que todos estáis de acuerdo.

¿Qué viene después de la iniciación, la orientación y la formación?


La iniciación, la orientación y la formación son pasos importantes en el proceso general de incorporación. La orientación y la incorporación son esenciales para ofrecer a los nuevos empleados el mejor comienzo y la mejor integración posible en la organización, mientras que una formación adecuada les ayudará a crecer y a alcanzar su máximo potencial.

¿Pero debería terminar ahí? No, si quiere hacer todo lo posible para garantizar el éxito de su nuevo empleado. Un programa de incorporación típico dura unos seis meses y, tras la iniciación y la orientación inicial durante los primeros días, la formación y la retroalimentación se convierten en el siguiente objetivo.

Al fin y al cabo, la formación no termina en cuanto el empleado tiene toda la información que necesita para hacer su trabajo. Los gestores de personal deben seguir centrándose en proporcionar a los empleados apoyo y formación con regularidad para ayudarles a expandirse y crecer. El potencial de crecimiento e incluso la posible promoción son fuertes impulsores de la satisfacción de los empleados dentro de una organización y también pueden contribuir en gran medida a mejorar la retención de los empleados.

Los comentarios y las encuestas de satisfacción son también otro aspecto importante del periodo de mantenimiento. Debe reunirse periódicamente con los nuevos empleados para escuchar sus preocupaciones, proporcionarles comentarios y responder a sus preguntas. Ofrecer a sus empleados un apoyo constante durante la incorporación puede mejorar la productividad en más de un 70%.

Y, por último, ofrezca un apoyo continuo. Esto es importante para todos sus empleados, pero especialmente para los nuevos. Programe reuniones para repasar el progreso y los objetivos de los empleados, escuche sus comentarios y preocupaciones, y trabaje para encontrar soluciones si surgen problemas.

¿Por qué es tan importante? Un 72% de los nuevos empleados consideran que el tiempo individual con su jefe directo es la experiencia más importante que pueden tener durante el proceso de incorporación. No tenga miedo de preguntar a sus nuevos empleados qué ha funcionado (y qué no) durante el proceso de incorporación. Recuerde que, a veces, un par de ojos desde el lado opuesto de la mesa puede ayudarle a agilizar y mejorar su proceso.

¿Cómo se prepara la incorporación de los empleados?


Preparar su plan de incorporación puede parecer desalentador, pero tiene mucho que ganar con la creación de un proceso racionalizado y eficiente. No sólo es más probable que retenga a los empleados y ahorre dinero debido a las bajas tasas de rotación, sino que también va a construir relaciones más significativas con sus empleados. Querrán seguir trabajando para usted porque les gusta su trabajo.

La mejor manera de preparar la incorporación es abordar las Cuatro C esenciales: Cumplimiento, Aclaración, Cultura y Conexión. Cumplir con los requisitos de cumplimiento incluye enseñar al nuevo empleado las normas y reglamentos básicos relacionados con la legislación y la política. La aclaración se refiere a garantizar que los nuevos empleados entiendan su nuevo trabajo y todas las expectativas relacionadas. La cultura es una categoría amplia que incluye proporcionar un sentido de las normas organizativas y permitir a los asociados conocer mejor la identidad, la misión y los valores de su empresa. Por último, la conexión se refiere a las relaciones interpersonales vitales y las redes de información que los nuevos empleados deben establecer, como un calendario central o un canal de comunicación cifrado con RRHH. Puede obtener más información sobre estas características de Qualee aquí.

En conclusión, una clara comprensión de la diferencia entre la incorporación, la inducción, la orientación y la formación, le permitirá crear una experiencia de incorporación más eficaz y completa para sus nuevos empleados. Esto, a su vez, tiene un impacto significativo en su productividad, satisfacción en el trabajo y retención, afectando en última instancia al éxito general de la empresa.

Por último, ofrezca apoyo continuo a todos sus empleados, pero especialmente a los nuevos. Programe reuniones para repasar el progreso y los objetivos de los empleados, escuche sus comentarios y busque soluciones si surgen problemas. ¿Por qué es esto tan importante? La friolera del 72% de los nuevos empleados considera que el tiempo individual con su jefe directo es la experiencia más importante que pueden tener durante el proceso de incorporación [2]. No tenga miedo de preguntar a sus nuevos empleados qué ha funcionado (y qué no ha funcionado muy bien) durante el proceso de incorporación. Recuerde que, a veces, un par de ojos desde el lado opuesto de la mesa puede ayudarle a agilizar el proceso.

Muchas empresas han integrado con éxito las soluciones mobile-first de Qualee para agilizar su proceso de incorporación. Con una aplicación intuitiva que impulsa el compromiso de los empleados, Qualee facilita a las empresas la creación de experiencias de incorporación atractivas y eficaces. Pruebe Qualee uniéndose a nuestro Plan de Inicio hoy mismo.


[1] https://b2b-assets.glassdoor.com/the-true-cost-of-a-bad-hire.pdf
[2] https://business.linkedin.com/talent-solutions/blog/onboarding/2017/5-things-new-hires-want-during-onboarding

Explorar más publicaciones