¿Cuál es la duración ideal del periodo de incorporación de los empleados?

Miércoles, 21 de octubre de 2020

¿Cuál es la duración ideal del periodo de incorporación de los empleados?

Implementar un proceso eficaz de pre-internación y de incorporación es crucial para cualquier empresa, y hay muchas estadísticas que lo demuestran:

  • Una buena incorporación puede aumentar la retención de los empleados en un 82% [1].
  • La incorporación puede aumentar el rendimiento de los empleados en un 11% [2].
  • Las empresas con un proceso de incorporación estándar experimentan un 50% de mayor de productividad de los nuevos empleados [3].
  • El preembarque a distancia hace que las empresas tengan 1,6 veces más probabilidades de tener un menor coste por contratación [4].
  • El 54% de las empresas que cuentan con un programa de incorporación experimentan un mayor compromiso de los empleados [5].

Sin embargo, si ha empezado a desarrollar su estrategia de incorporación, probablemente le hayan surgido algunas preguntas, una de ellas:


"¿Cuánto tiempo debe durar el periodo de incorporación de mis empleados?"


Esta es una pregunta válida, y aunque la respuesta puede variar de un caso a otro, nuestra opinión es que debería ir desde el momento en que su nuevo empleado firma su carta de oferta, hasta seis meses después de su primer día.


Hay incluso algunos aspectos del compromiso que deben practicarse a largo plazo, hasta el último día de trabajo del empleado.


Siga leyendo para conocer las tres etapas esenciales de un cronograma de incorporación.


El preembarque: Desde el día de la firma de la carta de oferta


Contrariamente a la creencia popular, su proceso de incorporación no debería comenzar el primer día de trabajo de un empleado. En realidad, debería empezar antes.


Una vez que el nuevo empleado haya firmado su carta de oferta, sabrá que tanto usted como él están comprometidos con esta nueva relación entre empleado y empleador, y esa es la señal para comenzar la primera etapa de la incorporación del empleado, que en realidad se denomina preincorporación.


La duración del proceso de preincorporación puede variar, ya que depende del momento en que el nuevo empleado firme la carta. Puede ser desde un mes hasta un periodo de preaviso de tres meses, pero es importante mencionar que cuanto más dure este periodo, más fácil será perder el impulso y el interés de tu nuevo empleado.


Nunca hay que precipitarse (es una de las reglas de oro de la incorporación), pero tampoco hay que alargar demasiado esta fase inicial. Se trata de encontrar el equilibrio perfecto.


Lista de verificación previa al embarque


❏ Envía un correo electrónico de bienvenida a tu nuevo empleado, incluyendo toda la información relevante sobre su primer día (hora, lugar, código de vestimenta, horario y más)  

Presenta a tu nuevo empleado la cultura de la empresa, incluyendo la misión, los valores y la visión (esto resulta mucho más fácil si tienes un manual del empleado completo y atractivo)

Informar a sus empleados actuales sobre su nuevo miembro del equipo, a través del correo electrónico o de una reunión de equipo

Prepara el puesto de trabajo de tu nuevo empleado, asegurándote de que tiene todo el hardware y el software que va a necesitar


Incorporación: Durante seis meses, desde el primer día


Una vez que el nuevo empleado empiece a trabajar, puede comenzar la segunda fase del proceso: la incorporación propiamente dicha.


El aspecto de este proceso para su empresa dependerá en gran medida del tipo de empleo que ofrezca: tradicional o remoto. Puede que incluso tenga que desarrollar dos versiones de su solución de onboarding si tiene un equipo híbrido. En cualquier caso, su objetivo principal es asegurarse de que el nuevo empleado se integre y se oriente con éxito desde el principio, y eso es algo que no se puede hacer en una semana (muchas empresas lo intentan, sólo para dejar a sus empleados desanimados y confundidos, lo que es un gran error).


Por el contrario, para garantizar la máxima eficacia de su proceso de incorporación, lo mejor es mantenerlo durante seis meses desde el primer día en el lugar de trabajo (físico o virtual).


Lista de control de la incorporación: Primer día


❏ S aluda a tu nuevo empleado y toma un café matutino con él

Presentar al empleado a su equipo actual y mostrarle la oficina  

Guiarles a su puesto de trabajo y, si es necesario, ayudarles a instalar cualquier equipo  

Gestionar todos los papeleo, explicando todo lo que implican (desde las pólizas hasta las indemnizaciones, beneficios y más), así como asegurarse de que ambas partes están en la misma página sobre todos los detalles y que todos los documentos están debidamente firmados  

Celebrar una reunión de presentación con el nuevo empleado y su jefe  

Lista de control de la incorporación: Primera semana


Comprobar con el nuevo empleado de forma periódica

Organizar las sesiones de formación necesarias y enviarles las fechas  

❏ Enviarles cualquier recurso útil sobre su función de la empresa en general ❏ Programar una comida de equipo o un encuentro después del trabajo



Lista de control de la incorporación: Primer, tercer y sexto mes


❏ Programar reuniones de retroalimentación, en las que se pueda repasar el progreso del empleado en comparación con los objetivos establecidos, así como entender cómo está siendo su experiencia  

❏ Enviar encuestas de incorporación, para poder mejorarla continuamente para futuras contrataciones ❏ Preguntar al nuevo empleado sobre las sesiones de formación que considera necesarias y, si tienen sentido, organizarlas


Compromiso continuo: Hasta el último día del empleado


Su proceso de incorporación terminará después de los seis meses iniciales del empleado, pero hay componentes de compromiso que debe mantener, para asegurarse de que ambas partes siguen satisfechas con la relación empleado/empleador, incluido el intercambio de opiniones.


La comprobación periódica, incluso con los empleados que llevan años trabajando con usted, es una buena práctica que puede llevarle en la dirección correcta para lograr una mayor satisfacción y retención de los empleados. Piénsalo: no querrás tener contentos a tus nuevos empleados durante seis meses y luego cambiar por completo la forma de tratarlos una vez que haya pasado ese periodo, ¿verdad?


Lista de comprobación del compromiso continuo


❏ Programar evaluaciones de desempeño uno a uno con el empleado, al menos una vez al año

❏ Envía encuestas de satisfacción y utiliza los resultados para mejorar los procesos de tu empresa


En conclusión, un proceso eficaz de pre-integración y de incorporación le ayudará a garantizar que sus empleados estén contentos, confíen en sí mismos y sean productivos desde el primer día, independientemente de que trabajen en la empresa o a distancia. Así pues, la pregunta es: ¿ha desarrollado un proceso de incorporación sólido de principio a fin?


Tanto si su respuesta a la pregunta anterior es "sí" como "no", nuestra herramienta ofrece funciones avanzadas de las que sabemos que su empresa puede beneficiarse.

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[1] https://b2b-assets.glassdoor.com/the-true-cost-of-a-bad-hire.pdf

[2] https://www.shrm.org/foundation/ourwork/initiatives/resources-from-past-initiatives/Documents/Onboarding%20New%20Employees.pdf

[3] http://www.urbanbound.com/blog/onboarding-infographic-statistics

[4] https://www.talentlms.com/blog/onboarding-statistics-trends/

[5] https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/talent-acquisition/pages/dont-underestimate-the-importance-of-effective-onboarding.aspx

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